A satisfação das necessidades dos Munícipes é um dos pontos mais cruciais a ter em conta na melhoria dos serviços de atendimento público, através da modernização administrativa Autárquica em curso a nível nacional, que se constitui como um desafio importante aos Gestores Municipais e que envolvem toda a cadeia das áreas de intervenção dum Município, que se consubstanciam nos seus departamentos e recursos. A modernização administrativa, que pressupõe uma administração pública mais virada para o exterior, tem como principais premissas permitir:

Responder com celeridade, qualidade e transparência às solicitações dos Cidadãos;

Utilizar e potenciar com eficácia os meios e canais de comunicação que existem atualmente;

Promoção da aproximação do cidadão à administração local, promovendo uma participação ativa e transparente;

Gestão otimizada de recursos tecnológicos e humanos;

Cumprir com a legislação em vigor;

Complementarmente hoje em dia é crucial a aposta na Transição Digital, muito particularmente na área do Urbanismo cuja importância é fundamental num Município, sendo que a integração/interoperabilidade com o Sistema de Informação Municipal representam uma simbiose perfeita para a excelência da prestação de serviços ao Cidadão. Considera-se que a desmaterialização de processos é um passo natural de evolução nos Municípios, exigindo doses idênticas de mudança organizacional e tecnológica.

A desmaterialização de processos no contexto autárquico passa por uma visão end-to-end, na qual a tecnologia e os processos humanos se articulam em prol da eficiência, da transparência e da melhoria contínua. Nesse sentido, se a tecnologia representa um meio fundamental para atingir esse fim, os processos humanos desempenham um papel crítico no sucesso deste trajeto de modernização autárquica.

A desmaterialização pretende garantir:

Organização da instrução do pedido:

Os requerentes e técnicos externos que trabalham com a Autarquia tem ao seu dispor uma ferramenta que demonstra, de forma simples e intuitiva, quais os elementos a apresentar para cada procedimento e quais as regras de cada elemento (formato, tamanho, assinatura). Pretende-se garantir maior transparência e acesso à informação, garantir um nível superior de pedidos corretamente instruídos e diminuir as solicitações aos serviços da autarquia;

Uniformização dos pedidos em formato digital:

Com a utilização do construtor de processos digitais todos os pedidos são apresentados e organizados da mesma forma, produzida automaticamente pela aplicação. Não existem questões como o formato do ficheiro, nome do ficheiro ou organização das peças. Os requerentes e técnicos passam apenas a preocupar-se com a produção correta dos elementos, segundo as regras demonstradas pela aplicação, tratando esta do resto do processo de organização;

Integração com os sistemas de informação:

A produção de um único ficheiro através do construtor permite uma automação superior com as aplicações internas de gestão ou visualização de processos digitais. O carregamento das peças em formato digital (que estão padronizadas dentro do ficheiro único resultante do uso do construtor) é efetuado de forma automática para os sistemas internos (ERP´s/Servio on line da MEDIDATA , AIRC , ANO) reduzindo de forma dramática o tempo de processamento em atendimento ou em backoffice;

Personalização e parametrização:

O Nopaper apresenta um nível elevado de personalização e parametrização, podendo essas tarefas ser executadas pelos técnicos internos das Autarquias. Tal facilidade permite uma maior rapidez na realização de alterações que sejam necessárias e uma total independência do fornecedor. Pretende-se uma ferramenta intuitiva também para os técnicos que a configuram, garantindo-se menores custos de manutenção e menor tempo de resposta face a necessidades de alterações. Esta possibilidade é assegurada pelo Gestor de Processos que para além destas configurações permite:

Aprovação de processos por ordem cronólogia com apostagem de carimbo digital e marca d´água criando um unico .pdf paginado sequencialmente;

Exportação de processos por ordem cronológica criando um unico .pdf paginado sequencialmente;

Importação de antecedentes;

Criação de pastas personalizadas;

Versionamento automático de peças;

Medições das peças desenhadas;

Comparações automáticas entre peças desenhadas;